《认识组织行为》一书中讲到,团队具备几大优势:可以将不同的知识应用于任务,能够更具创新能力,有效支持授权、促进敬业等等,但同时,高效团队仍然需要应对一些挑战。
本文摘自《认识组织行为》第八章《创建和管理高效团队》,主要论述了团队管理工作中可能遇见的种种阻碍与应对措施,以下,enjoy:
作者:[美]忻榕,琼·皮尔斯
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1、团队可能会存在过程损失
与个人独立工作相比,团队成员需要面对双重任务,不仅要成功完成团队任务,而且需要与其他团队成员互动,以确保人们所有相关的专业技能用于完成任务。
这被称为团队合作任务,包括:
· 决定团队如何达成目标。
·给成员分配任务。
·融合创意,开发新创意。
·监督团队成员的绩效。根据来自团队内部或外部的新信息做出调整。
·管理冲突。
·建立成员信心和保持动力。
·在不冒犯团队成员、不使团队成员受挫或不疏离团队成员的前提下完成上述所有任务,以避免团队成员“混日子”或以其他方式影响团队绩效。
团队的一大挑战就是这种双重任务。这也是许多人觉得团队令人恼火的原因。上述团队任务都没有完成好,则称为过程损失(process loss)。
导致过程损失的原因可能是成员动力太小、缺乏合作、高绩效压力,或者团队成员流动性太大,新成员需要了解团队的工作方式,其他成员不得不花时间来向新成员做介绍。
|应用| 把过程损失降到最低
· 确保所有成员提供信息并分享观点。
· 建立机制,以确保成员了解团队会倾听他们的意见这一事实。
· 确保高频率的沟通。
· 事先就规则达成一致:如果没有能力说服他人,就面对现实,不要浪费时间去重复自己的观点。
2、团队的耗时性
由于团队必须建立和保持有效的团队合作,并完成任务,因此相比于个人完成任务,团队完成任务更耗费时间。
除了行动型团队外,在所有任务中都必须有团队合作,并且需要平时进行许多专业技能和团队合作方面的训练,用时间通常都比个人所用时间更长,因此判断题中的观念是错误的。
在刚刚组建的团队中,如果有未曾一起工作过的成员,团队就需要额外的计划、信息交流和协调,需要额外的时间去了解其他成员所拥有的知识,而且需要一边工作一边交换信息。
完成这些团队合作任务都会耗费时间,因此这样的团队需要想办法管理好自己的时间。
《团体管理》(GroupManagement)的作者康尼·格赛克(Connie Gersick)发现许多队自然地中重新评估工作是否足够聚焦,以及时间利用是否合理。
团队成员对时间紧迫感的看法可能会有不同,有些成员会认为其他成员的工作延迟或进展过快,这会影响彼此的信任,而且他们会考虑是否接受其他成员造成的影响。
团队必须设定自己的中期期限,以确保所有团队成员对紧迫感有共同认识。类似中途重新评估、中期期限的实践被称为中期回顾,它可让团队在工作中停下来思考一下,防止挫折感和恐慌的产生,对不清晰的任务尤其有帮助。
|应用| 管理好团队时间
· 设定现实合理的中期期限。
· 定期进行中期回顾来回答以下问题。
我们的目标是否仍然正确?
我们的战略是否正确?
工作中是否有足够的合作?
我们是否分享了所有相关信息?
我们各自的职责是不是最合适的?
我们的时间利用是否合理?
· 如果落后于期限,就要花时间诊断原因并制订计划。
如果团队为了避免冲突,不愿意对成员说“不”,就可以进行公开投票。
如果有些成员太健谈,就先限定每个成员发言的时间上限并计时。
如果任务比原先认为的更复杂,就告知外部支持者。
3、团队成员可能会工作懒散
团队成员可能会变得社会惰化(social loafing),即有些团队成员在工作中偷懒,觉得其他成员会收拾烂摊子。
在相互依赖的工作中,社会惰化是常见的风险。
在团队中,评估的是团队绩效而非个人贡献,有些人会利用个人责任制的缺乏来偷懒。
在团队中出现社会惰化者时,其他成员会尽量限制他从工作中获益,或本身也开始偷懒。
显然,社会惰化会有损团队绩效。为什么会出现社会惰化呢?原因如下:
创新精神根植于中华民族的传统文化。
团队成员缺乏责任心。
团队成员感觉受到了不公正对待。
个人贡献难以区分。
团队成员感觉不需要他的贡献,他的贡献不受重视或得不到奖励。
团队成员认为被其他人利用。
|应用|将社会惰化降到最低程度
· 团队规模不要太大,刚刚合适最好。
· 团队的任务应该是有意义的,不应该是为了有事做而设置的,或者纯粹是象征性的。
· 通过张贴各成员的任务和时间期限等方式使所有成员的贡献很清晰。
· 给予团队成员反馈和奖励,给予认可和地位也是奖励的方式。
· 团队应该公开找出社会惰化者,并让他们负起责任。
4、团队会做出更多极端决策
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判断题中的观念半对半错:团队之所以会做出更多极端的决策,是因为团队群体讨论比个人独立决策要么风险更高,要么更保守,而且团队会有一种倾向,即强化更普遍的意见,从而产生更多极端性的决策。
这种群体极化源于我们不愿意当面反对他人的意见,以及拿不定主意时需要寻求他人的指引。
5、和谐(而非绩效)变成主要任务
人类最初依赖于一小群人合作,以维持生计和生存,这导致我们在团队中更倾向于和谐与合作。
对所有人来说,当你需要花很多时间在一个小团队中工作时,与他人发生冲突会是很痛苦的事。
因为团队成员相互依赖以达成团队目标,所以团队中出现人际不和谐会给团队带来更大的风险。因此,许多人会努力维系与其他成员的关系。这种对人际关系和谐很自然的渴望,会使和谐变成团队的主要目标,团队绩效会因此受到影响。
在人际互动方面特别看重和谐的文化中(如东亚国家,或者在认为同学关系比学习团队的任务更重要的学生中),这种倾向的危害会更大。解决这个问题的一种方法是,指派团队成员中的一人或几人负责让团队聚焦于任务。